A3 – método para solução de problemas

É um processo de gerenciamento expresso por uma folha de papel de tamanho internacional 297 x 420 mm. Ele descreve o diálogo entre mentor e subordinado, e normalmente é utilizado para resolver algum problema. O A3 se lê da esquerda para direita, de cima para baixo. A figura 1 a seguir, retirada do livro de John Shook (Gerenciando para o aprendizado), apresenta um exemplo da divisão de um A3 para resolução de problemas. No geral, ele é dividido em duas partes: o lado esquerdo (serve para identificar o problema) e o lado direito (contendo as possíveis contramedidas).

Figura 1. Exemplo de como preencher o relatório A3. 
Fonte: Shook, J.(2008), Gerenciando para o aprendizado (anexo). São Paulo: Lean Institute Brasil

Preencher um relatório A3 não é uma tarefa fácil. Primeiramente, o subordinado deverá ter uma boa capacidade de síntese de forma a colocar apenas as informações relevantes para a identificação do problema (lado esquerdo). Definidos o contexto (background), as condições atuais, o objetivo e a análise (de forma a encontrar a causa raiz), o subordinado iniciará o desenvolvimento das possíveis contramedidas (lado direito). Geralmente, as pessoas tendem a ir direto para a solução, esquecendo que o problema pode não ser tão simples de resolver. Por isso, uma boa análise, com o objetivo de encontrar a causa raiz, é essencial. Há algumas técnicas que podem ser utilizadas durante a análise para chegar a causa raiz do problema como: espinha de peixe, 5 porquês, etc.

Figura 2. Exemplo do uso da técnica dos cinco porquês.

O desenvolvimento do formulário A3 baseia-se no modelo científico PDCA – Planejar, fazer, verificar e agir (Plan-Do-Check-Act), divulgado por Deming em 1950, o qual a base para o sucesso é o diálogo entre subordinado e mentor (nemawashi). Por meio desse diálogo, busca-se encontrar a verdadeira causa raiz do problema e atacá-la, resolvendo-o definitivamente. Em resumo, é preciso entender que a solução de problemas está diretamente ligada à causa raiz. Se não for encontrada a verdadeira causa, a solução não será definitiva, levando ao retrabalho e consequentemente ao desperdício.