Todos nós durante os anos do segundo grau, ou ensino médio, sonhávamos com nossas carreiras e com a aprovação no vestibular. Passávamos boa parte do tempo estudando e pensando nos benefícios que teríamos caso conseguíssemos transpor essa barreira, para isso cada vez mais estudávamos. Eram horas a fundo com as principais matérias aplicáveis a cada um e nos informávamos sobre tudo o que acontecia no mundo. Passar no vestibular era uma chance de transformar nossas vidas, seguir um caminho sonhado e passar por uma etapa em nossa existência. Era uma forma também de mostrar que éramos capazes. E muitos conseguem esse êxito. O alívio é imediato, passei no vestibular e agora não preciso mais estudar!
O que não é a realidade, o vestibular é uma etapa que se concretiza, mas não é o final de tudo. As coisas não terminam nele, ele faz parte de um ciclo com ainda mais desafios. Gosto de comparar o vestibular com a certificação ISO 9001. As empresas acreditam que darão um grande salto após a certificação e depois, poderão relaxar no que diz respeito a qualidade. Vamos fazer tudo certo agora, vamos conseguir o certificado e depois tirar umas férias. É com esse pensamento que muitas empresas conseguem obter a certificação ISO 9001 e logo em seguida infelizmente perde-la, pois não se preocupam em manter a adequação aos requisitos e seguir o processo de melhoria contínua.
Assim como no vestibular, após obter a certificação, a empresa deve continuar melhorando continuamente seus resultados, seus processos e sua capacidade de atender aos requisitos dos clientes. Não adianta fazer certo agora e não continuar fazendo depois.
Nesse sentido eu preparei algumas dicas que você deve seguir para continuar mantendo a certificação ISO 9001.
1 - Mantenha o programa de auditorias em dia. Elas são uma ótima ferramenta para controle da conformidade dos processos e do Sistema de Gestão da Qualidade. Já vi casos de empresas que após a certificação deixaram de manter o programa de auditorias e o resultado consequentemente não foi bom.
2 - Faça treinamentos constantemente. A norma ISO 9001 é extensa e com requisitos, as vezes, complexos, cabe a organização manter o conhecimento de seus colaboradores e trabalhar para que todos continuem estudando e dominando os requisitos aplicáveis da norma ISO 9001. Empresas que tem uma alta rotatividade de funcionários devem dar uma atenção ainda maior aos treinamentos.
3 - Mantenha a alta direção sempre ligada ao Sistema de Gestão, como? No mínimo mantendo o cronograma de realização das reuniões de análises críticas. É nesse momento que os Diretores ficam a par dos resultados e das demandas do sistema de gestão.
4 - Acompanhe seus resultados e a melhoria contínua. Você deve ter criado um painel de bordo com seus indicadores de processo, certo? Então continue atualizando-os. Eles serão uma de suas fontes de informação sobre a melhoria continua ou não de seus processos.
5 - Acompanhe as tendências do mercado, novas normas e leis estão sendo emitidas e revisadas diariamente e isso pode afetar diretamente o seu Sistema de Gestão da Qualidade, ou seja, continue controlando a documentação externa.
6 - Continue contratando pessoas capacitadas para atuar em seu Sistema de Gestão da Qualidade, você estabeleceu uma matriz de competência definindo os requisitos para cada função, continue seguindo esses requisitos. Pessoas capacitadas mantém o sistema funcionando e mais do que isso, trazem novas experiências para a organização, essas idéias contribuirão para a melhoria do desempenho da empresa.
7 - Continue seguindo todas as determinações de sua Política e seu Manual da Qualidade, revisá-los continuamente será um sinal de que o Sistema está sendo utilizado e evoluindo. Eu costumo utilizar um check-list de pendências do Sistema de Gestão da Qualidade, dizendo tudo que precisa ser feito por área e por mês para atender a todos esses requisitos da norma.
Todos esses problemas talvez possam estar acontecendo porque, talvez, você ao contratar um consultor não conseguiu adquirir os conhecimentos necessários para manter o sistema de gestão e decidiu após a certificação romper os vínculos com ele. Bons consultores fazem toda a diferença em várias áreas do conhecimento, finanças, engenharia, saúde, política, marketing, e para Sistemas de Gestão da Qualidade não seria diferente.
Conhecimento e informação são determinantes no sucesso de qualquer organização, por isso, como no vestibular, o aprendizado não termina com a certificação, ele é contínuo, e é aprendendo mais que a organização consegue melhorar a cada dia.
